ニュース見積書なんのため？. トピックに関する記事 – 見積書はなぜ必要なのか？

見積書なんのため？
見積書は、提供金額や納期、または支払日などの取引条件について双方で認識を合わせるために発行される書類です。正確な条件などを書面に残しておくことで、口頭による契約と比較してトラブルが発生しづらくなります。見積書はあくまで契約前段階の書類であり、本契約の際に交わされる契約書とは異なります。見積書の作成は義務ではないとしても、見積書として記録を残すことで口約束で起こりやすい受注側・発注側双方の認識のズレによるトラブルを未然に防げます。見積書は取引の証拠（証憑書類）とされるので、決算期の単位で7年後の法人税申告申込期限日まで保管が義務付けられています。見積もりとは、金額・量・期間・工程を概算した、検討材料にするための数字を指します。おおよその金額を提示するものではあるものの、発注後、実際の請求額や納期に差があると取引先への信頼を失いかねません。精度の高い見積書を作成することは、取引先への信頼度を高め、継続した取引につながります。

見積書を作成する義務はありますか？上述の通り、法律上、見積書を作成する義務はありません。それではなぜ見積書を発行するのでしょうか。見積書の作成には、「根拠を明確にする」「記録を残す」「スムーズな発注・請求につなげる」という3つの目的があります。

見積を断る理由として何を書くべきですか？

断る理由をしっかり伝える

「予算の関係」「スケジュールの都合」などはっきり理由を伝えてください。相手に伝えにくい場合は、「検討を重ねてまいりましたが、今回は残念ながらお取引をお見送りさせていただきます」のように、あくまでも「こちらの都合で断った」旨を伝るのが望ましいです。なのになぜ無料か？お客様に良さを理解してもらいその工事を買ってただくための必要経費だからです。そもそも受注のための必要経費である見積であるなら、その物件を受注するためのコストだと割り切ってしっかり高所作業車を借りてしっかり現場調査を報告しその依頼したお客様に工事を買ってもらえばいいわけです。

見積書は違法ですか？

見積書は、契約前や購買前に発行される文書のため、必ず発行しなければならないという義務はありません。いわゆる日本の商慣習上で発行されている文書です。ただし、発行に関して法的拘束力がないとはいっても、見積書に記載された内容を撤回するようなことは認められていません。

お断りメールには「予算の折り合いがつかず」「スケジュールの都合が合わず」など、簡潔に断る理由を書きましょう。相手に伝えにくい理由である場合は「検討を重ねてまいりましたが、今回は残念ながらお取引をお見送りさせていただきます」というように、あくまでも“こちらの都合で断る”旨を伝えましょう。

見積書に法的効力はある？

見積書に法的効力はある？見積書は取引条件を提示する重要な書類ですが、見積書自体には法的な効力がないと一般的に考えられています。また発行を義務付ける法的拘束力もなく、商慣習によって発行されている書類と言えます。具体的には以下の5つのマナーを押さえておくとよいでしょう。

見積もりに対する感謝を伝える
クッション言葉を使い、やわらかい言い方を心がける
期待を持たせるような「あいまい表現」は使わず、はっきり断る
断る理由を書く
相手を尊重しつつ「今後の愛顧」をお願いする一文を添える

見積もり・相見積もりをメールで断る際の6つのマナー

早めに連絡する
丁寧に感謝の言葉を伝える
はっきり断る
断る理由をしっかり伝える
クッション言葉で言い方を和らげる
相手を尊重しつつ、今後の可能性も残しておく

見積書の保管義務の目的は国税に関する書類として、税務調査時に税務調査員により確認することにあります。国税に関する法律に基づいて保管期間が定められており、国税庁のWEBサイト上で確認することができます。保管しなくてはいけない見積書は、受け取った見積書と、発行した見積書の両方となります。

見積書は個人情報ですか？例えば、見積書、請求書、提案書などには作成者、決裁者の氏名が含まれています。会社の座席表なども個人情報です。全ての個人情報を特定することは不可能です。実務的には「会社にとって重要な個人情報」を特定することになります。

見積書に押印をしないと効力はないですか？結論は「見積書に印鑑や角印は必須ではありません。」

見積書に印鑑や角印がなかったとしても、見積書の効力は変わりありません。しかし、見積書は「会社で発行された正式な見積書」として送付することが取引先の安心感にもつながりますので、見積書には角印や印鑑を押すほうがいいでしょう。

価格が合わない場合の断り方は？